Konto organizacji na PIU Emp@tia, zmiany we wnioskach składanych na PIU Emp@tia w obszarze opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, dofinansowanie obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym, u dziennego opiekuna – informacje dla innych niż gminy podmiotów prowadzących instytucje opieki dla dzieci do lat 3
Z dniem 1 stycznia 2022 r. zmianie ulegają zasady korzystania z systemu PIU Emp@tia. Jest to ważna informacja dla innych niż gminy podmiotów prowadzących żłobki, kluby dziecięce lub zatrudniających dziennych opiekunów i dziennych opiekunów prowadzących działalność na własny rachunek bądź też podmiotów chcących założyć instytucje opieki dla dzieci do lat 3.
Podmioty inne niż gmina, chcąc złożyć jakikolwiek wniosek typu RKZ - wniosek RKZ-2
(o aktualizację albo zmianę danych), RKZ-3 (o wykreślenie żłobka/klubu dziecięcego/ opiekuna dziennego) lub RKZ-4 (sprawozdanie z działalności żłobków, klubów dziecięcych i dziennych opiekunów) - zobowiązane będą do założenia w systemie PIU Emp@tia konta organizacji,
z którego to poziomu będą tworzyć i wysyłać dokumenty typu RKZ. Od 1 lutego 2022 r.
z kontekstu konta organizacji będą również składać Informację o dzieciach uczęszczających do żłobka lub klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna (RKZ-5).
Konto organizacji może założyć tylko i wyłącznie właściciel podmiotu prowadzącego, który w celu uwierzytelnienia musi dysponować profilem zaufanym, podpisem osobistym
(e-Dowód) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wnioski o utworzenie konta organizacji złożone przez osoby inne niż właściciel podmiotu będą odrzucane i tym samym nie będzie tworzone konto organizacji.
Zakładanie konta organizacji
Właściciel podmiotu prowadzącego instytucję opieki, po uwierzytelnieniu w systemie
PIU Emp@tia, będzie pracował w domyślnym kontekście osoby fizycznej (tak jak było to realizowane dotychczas). Konto organizacji dla podmiotów, które mają już zarejestrowaną przynajmniej jedną instytucję opieki jest zakładane za pomocą wniosku RKZ-2 (informacja
o zmianie danych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów).
Ważne: Kreator wniosku automatycznie uzupełni sekcję danych osoby składającej wniosek danymi osoby uwierzytelnionej w systemie (tak jak dotychczas) i umożliwi jedynie złożenie informacji na temat właściciela podmiotu – w kroku wyboru rodzaju informacji (zmiany/aktualizacji) do wyboru będzie dostępna tylko nowododana opcja „Dane właściciela”. Z tego powodu wniosek RKZ-2 „Dane właściciela”, który służy tylko do założenia konta organizacji, powinien być składany wyłącznie przez właściciela podmiotu a nie jego pełnomocnika. W kolejnym kroku użytkownik wybiera właściwy podmiot z listy podmiotów prowadzących instytucje opieki pobranej z systemu Rejestr Żłobków.
Wniosek z opcją „Dane właściciela” służy wyłącznie do założenia konta organizacji. Ewentualna zmiana lub aktualizacja dotychczasowych danych podmiotu i instytucji możliwa będzie wyłącznie z kontekstu utworzonego konta organizacji.
Wniosek jest składany do urzędu w gminie, na terenie której funkcjonują żłobki, kluby dziecięce lub dzienni opiekunowie. Jeżeli podmiot prowadzący posiada kilka instytucji opieki znajdujących się na terenie różnych gmin, wniosek o założenie konta organizacji może złożyć w jednej z nich (dowolnej).
W sprawie wniosku o założenie konta organizacji należy kontaktować się z urzędem, do którego złożono wniosek.
Konto organizacji tworzone będzie podczas rejestracji pierwszej instytucji podmiotu za pomocą wniosku RKZ-1 (wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów). Rejestracja pierwszej instytucji oraz założenie konta organizacji jest możliwe tylko poprzez złożenie wniosku RZK-1 w kontekście pracy osoby fizycznej.
Ważne: Sekcja danych osoby rejestrującej podmiot uzupełniana jest automatycznie danymi osoby uwierzytelnionej w systemie PIU Emp@tia, dlatego też wniosek powinien złożyć tylko i wyłącznie właściciel podmiotu, a nie wyznaczony przez niego pełnomocnik (podobnie jak to ma miejsce w przypadku tworzenia organizacji za pomocą informacji RKZ-2).
Wniosek jest składany do urzędu w gminie, na terenie której będą funkcjonowały żłobki, kluby dziecięce lub dzienni opiekunowie.
Rejestracja kolejnej instytucji będzie możliwa wyłącznie w kontekście pracy konta organizacji.
Informacja o rozpatrzeniu wniosku przez gminę
Wnioski są przesyłane elektronicznie do gminy, która je rozpatruje w systemie Rejestr Żłobków. W procesie tym dokonywana jest weryfikacja zgodności danych zamieszczonych we wniosku z danymi dostępnymi w rejestrach publicznych np. KRS, CEiDG (potwierdzenie właścicielstwa podmiotu). Konto organizacji zakładane jest w systemie PIU Emp@tia tylko
w przypadku zweryfikowania danych przez pracownika gminy (w przypadku RKZ-1 i RKZ-2)
i po pomyślnym wpisaniu podmiotu do rejestru (w przypadku RKZ-1).
Osoba składająca wniosek RKZ-1 lub RKZ-2 jest informowana o wyniku rozpatrzenia wniosku oraz o fakcie utworzenia konta organizacji. Informacja wysyłana jest automatycznie na adres e-mail podany we wniosku.
Praca w kontekście organizacji
Użytkownik należący do organizacji będzie miał możliwość wyboru kontekstu pracy:
W kontekście organizacji będą funkcjonowały 3 role:
Właściciel i Administrator będą uprawnieni m.in. do zapraszania nowych użytkowników oraz do składania dowolnego dokumentu RKZ w ramach każdej prowadzonej przez organizację instytucji opieki.
Rola Pełnomocnika będzie uprawniona do składania dokumentów RKZ-2, RKZ-4 i RKZ-5 wyłącznie w ramach konkretnych instytucji opieki wskazanych przez Administratora lub Właściciela.
Po wybraniu kontekstu organizacji Właściciel będzie mógł dodawać do organizacji innych użytkowników poprzez wysyłanie z systemu zaproszeń do organizacji na wskazany
w zaproszeniu adres e-mail. Po potwierdzeniu zaproszenia oraz dodaniu przez Właściciela pełnomocnictwa do reprezentowania organizacji dodane osoby będą mogły wysyłać w imieniu organizacji wnioski RKZ.
Lista użytkowników oraz pełnomocnictwa będą dostępne dla gmin, do wglądu, w systemie Rejestr Żłobków na formatce danych instytucji (żłobka, klubu dziecięcego, dziennego opiekuna).
Instrukcje rejestracji wniosków RKZ-1, RKZ-2, RKZ-3, RKZ-4 oraz instrukcja zakładania konta organizacji na PIU Emp@tia są dostępne na stronie https://www.gov.pl/web/rodzina/instrukcje-wypelniania-wnioskow-na-piu-empatia.
RKZ-1 - wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wpis do wykazu dziennych opiekunów oraz podmiotów ich zatrudniających
Wniosek RKZ-1 umożliwia założenie konta organizacji, gdy za jego pomocą rejestrowana jest pierwsza instytucja opieki – proces został opisany w części pierwszej. Wniosek zawiera numer rachunku bankowego podmiotu prowadzącego żłobek, klub dziecięcy, zatrudniającego dziennego opiekuna lub dziennego opiekuna prowadzącego działalność na własny rachunek. Podany we wniosku numer rachunku bankowego automatycznie uzupełni się w Informacji
o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna (RKZ-5). Na podany numer rachunku ZUS będzie przekazywał dofinansowanie obniżenia opłaty za pobyt dziecka w instytucji opieki.
RKZ-2 - informacja o zmianie danych zawartych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów oraz podmiotów ich zatrudniających
Do wniosku dodano nowy tryb „Dane właściciela”, który służy założeniu konta organizacji, gdy podmiot ma już zarejestrowaną przynajmniej jedną instytucję opieki w rejestrze żłobków
i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów. Za pomocą wniosku można dokonać zmiany numeru rachunku bankowego podmiotu prowadzącego żłobek, klub dziecięcy, zatrudniającego dziennego opiekuna lub dziennego opiekuna prowadzącego działalność na własny rachunek.
Do RKZ-1, RKZ-2, RKZ-3 – wniosek o wykreślenie z rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykreślenie z wykazu dziennych opiekunów oraz podmiotów ich zatrudniających oraz do RKZ-4 – sprawozdanie z działalności żłobków, klubów dziecięcych i dziennych opiekunów nie dołącza się pełnomocnictwa lub innego dokumentu poświadczającego uprawnienie do złożenia wniosku/sprawozdania przez wnioskodawcę na rzecz podmiotu. Dokumenty te będą możliwe do załączenia w ramach dodawania użytkownika do konta organizacji na
PIU Emp@tia w menu Dane organizacji > Użytkownicy. Dokumenty te będą dostępne do wglądu dla gmin w systemie Rejestr Żłobków w formatce „Dane instytucji”.
Wniosek o ustalenie prawa do dofinansowania od 1 kwietnia 2022 r. będzie składać do ZUS rodzic. Przez rodzica rozumie się także opiekuna prawnego oraz inne osoby, którym sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem. Wniosek będzie można składać wyłącznie przez Internet za pośrednictwem portalu PUE ZUS, portalu Emp@tia lub bankowości elektronicznej.
Wysokość dofinansowania to co do zasady 400 zł miesięcznie na dziecko, ale nie więcej niż wysokość opłaty ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka. Przez opłatę rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna rozumie się miesięczną opłatę ponoszoną przez rodzica z uwzględnieniem przyznanych zniżek. Do opłaty za pobyt dziecka nie wlicza się opłaty za wyżywienie. Dofinansowanie będzie przekazywane na rachunek bankowy podmiotu prowadzącego instytucję opieki z przeznaczeniem na obniżenie opłaty rodzica za pobyt dziecka. Dofinansowanie będzie przekazywane na rachunek wskazany w Rejestrze Żłobków i Klubów Dziecięcych oraz Wykazie Dziennych Opiekunów. W związku z powyższym kluczowe jest dokonywanie na bieżąco zmiany numeru rachunku bankowego w Rejestrze Żłobków i Klubów Dziecięcych i Wykazie Opiekunów Dziecięcych za pomocą wniosku RKZ-2 udostępnionego na PIU Emp@tia.
Należy zwracać szczególną uwagę na poprawność i aktualność danych zawartych
w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych oraz wykazie dziennych opiekunów. Bardzo ważne jest, aby w rejestrze oraz wykazie znajdowały się poprawne dane podmiotu prowadzącego
i instytucji opieki, w tym dane kontaktowe. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w celu realizacji dofinansowania będzie korzystać z danych zawartych w rejestrze. ZUS udostępni żłobkowi, klubowi dziecięcemu, podmiotowi zatrudniającemu dziennego opiekuna albo dziennemu opiekunowi prowadzącemu działalność na własny rachunek informację o przyznaniu albo odmowie przyznania dofinansowania na dziecko umieszczone w instytucji opieki na wskazany w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych albo wykazie dziennych opiekunów adres poczty elektronicznej.
Ustawa z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym wprowadzająca zmiany w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 jest dostępna na stronie https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210002270.
Informacja o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna (RKZ-5)
Informacja dotycząca dzieci uczęszczających do instytucji opieki będzie przekazywana przez podmioty prowadzące instytucje co miesiąc od kwietnia 2022 r. w terminie 5 dni roboczych liczonych od pierwszego dnia danego miesiąca, według stanu za poprzedni miesiąc. Powyższą informację podmioty prowadzące instytucje opieki będą zobowiązane również złożyć za styczeń i luty 2022 r. – do 31 marca 2022 r. Informację za miesiąc styczeń będzie można złożyć od 1 lutego do 31 marca 2022 r., a za luty – od 1 do 31 marca 2022 r. Dane dotyczące dzieci i ich rodziców będą przekazywane do systemu Rejestr Żłobków, ale nie będą publikowane na stronach gminy prowadzącej rejestr żłobków i klubów dziecięcych oraz wykaz dziennych opiekunów i ministra właściwego do spraw rodziny. Dane zawarte
w informacji będą od 1 kwietnia 2022 r. niezbędne do przyznania dofinansowania przez ZUS. Niewywiązywanie się z powyższego obowiązku będzie skutkowało brakiem możliwości obniżenia opłat ponoszonych przez rodziców.
Podmioty prowadzące instytucje opieki – inne niż gminy – będą zobowiązane do przekazywania informacji poprzez portal PIU Emp@tia, na którym udostępniony zostanie formularz RKZ-5.
Informacja będzie zawierać następujące dane:
1) dane dotyczące dziecka uczęszczającego do żłobka, klubu dziecięcego lub objętego opieką dziennego opiekuna:
a) imię i nazwisko,
b) data urodzenia;
c) numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość,
d) data rozpoczęcia i zakończenia uczęszczania przez dziecko do danego żłobka, klubu dziecięcego lub opieki sprawowanej przez dziennego opiekuna,
e) wysokość opłaty za pobyt dziecka w instytucji
2) dane dot. rodziców dziecka (przez rodzica rozumie się także opiekuna prawnego oraz inną osobę, której sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem) uczęszczającego do instytucji opieki:
a) imię i nazwisko,
b) data urodzenia
c) numer PESEL, a gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość,
d) adres poczty elektronicznej i numer telefonu
3) numer rachunku bankowego podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy lub zatrudniającego dziennego opiekuna lub dziennego opiekuna prowadzącego działalność na własny rachunek.
Na wskazany numer rachunku bankowego będzie przekazywane dofinansowanie przez ZUS.
Od 10 grudnia 2021 r. rodzice (przez rodzica rozumie się także opiekuna prawnego oraz inną osobę, której sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem) ubiegający się o objęcie dziecka opieką w żłobku, klubie dziecięcym lub przez dziennego opiekuna są zobowiązani przedstawiać rozszerzone dane dzieci i rodziców, w formie oświadczenia. Rodzic jest zobowiązany przedstawić: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL dziecka,
a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość. Dodatkową daną w stosunku do dotychczas podawanych jest numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, gdy nie nadano numeru PESEL. Ponadto rodzic jest zobowiązany przedstawić: imiona, nazwiska, daty urodzenia oraz numery PESEL rodziców,
a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość. Dotychczas daty urodzenia podawano, gdy nie nadano numeru PESEL. Dodatkową daną w stosunku do dotychczas podawanych jest także numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość, gdy nie nadano numeru PESEL. Rodzic jest zobowiązany do podania także adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu rodziców (dotychczas ich podanie było fakultatywne).
Dane te są niezbędne do uzupełnienia przez podmiot prowadzący instytucję opieki informacji o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna i ich rodzicach.
Rodzice (przez rodzica rozumie się także opiekuna prawnego oraz inną osobę, której sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem) dzieci już objętych opieką w żłobku, klubie dziecięcym lub dziennego opiekuna są zobowiązani do przekazania podmiotowi prowadzącemu instytucję opieki następujących danych:
1) numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość dziecka – w przypadku gdy dziecku nie nadano numeru PESEL;
2) daty urodzenia rodziców;
3) numery i serie dokumentów potwierdzających tożsamość rodziców – w przypadku gdy rodzicom nie nadano numeru PESEL;
4) adres poczty elektronicznej i numer telefonu rodziców – o ile dane te uległy zmianie albo nie zostały przekazane przez rodziców dzieci objętych opieką w żłobku, klubie dziecięcym lub objętych opieką dziennego opiekuna podmiotowi prowadzącemu instytucję.
Rodzice przekazują dane podmiotowi prowadzącemu instytucje opieki do 14 stycznia 2022 r. w sposób ustalony przez podmiot prowadzący.
Dane te są niezbędne do uzupełnienia przez podmiot prowadzący instytucję opieki informacji o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna i ich rodzicach.
